Ausschreibungen Startup-freundlich gestalten

So kommen die besten Unternehmen bei Ihrer Ausschreibung zum Zug, unabhängig von ihrer Größe und davon, ob sie ein Startup, ein junges Unternehmen oder bereits langjährig etabliert sind! Wie Sie Ihre Ausschreibung gestalten, entscheidet darüber, welche Unternehmen die Möglichkeit zur Teilnahme haben.

Letztendlich soll das Angebot mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis gewinnen, das ist klar. Deshalb ist es wichtig sicher zu stellen, dass auch kleine und junge Unternehmen an der Ausschreibung teilnehmen können. An welchen Hürden scheitern diese Unternehmen, auch wenn sie gute Angebote bieten können?

Ausschreibungen KMU-freundlich gestalten

Zuallererst ist es von großer Bedeutung, dass man bereits in der Markterkundung seinen Blick für Innovationen öffnet. Märkte entwickeln sich heute schnell weiter, jedes Jahr werden neue Schritte gesetzt, um Komfort, ökologische Nachhaltigkeit, Effizienz und Wirkung zu verbessern. Formulieren Sie wenn möglich Ihre Leistungsbeschreibung funktional. Das heißt, Sie geben nicht detailliert vor, wie die Lösung aussehen soll, sondern stattdessen, welches Ergebnis Sie sich erwarten. Dafür orientieren Sie sich am Nutzen und beschreiben diesen genauer. Beispielsweise suchen Sie nach einer gesunden Sitzmöglichkeit und beschreiben die Wirkung der Sitzmöglichkeit, anstatt einen ergonomischen Stuhl detailliert zu beschreiben. Der nächste Ansatzpunkt ist ein geeignetes Verfahren. Bevorzugen Sie Verfahren, die eine intensive Kommunikation mit potenziellen Lieferantinnen und Lieferanten ermöglichen. Dadurch können Angebote noch besser an Ihre Bedürfnisse angepasst werden und Sie optimieren das Ergebnis Ihrer Ausschreibung.

Mit komplizierter Sprache und unverständlichen Schachtelsätzen schreckt man Interessenten, die unter Zeitdruck stehen, schnell ab. Gerade junge und kleine Unternehmen haben weniger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sodass sich diese nur eine begrenzte Zeit einer Ausschreibung widmen können. Ein verständlicher Text und eine gut aufbereitete Beschreibung erhöht somit die Wahrscheinlichkeit, mehr ausschreibungskonforme Angebote zu erhalten. Dadurch verbessert sich meist auch das Preis-Leistungsverhältnis des Ergebnisses der Ausschreibung.

Ein wichtiger Faktor ist auch die Losgröße. Große Lose können von kleineren Unternehmen schlechter bedient werden, es zahlt sich deshalb aus, die Losgrößen durch eine regionale oder technische Unterteilung zu reduzieren. Auch hohe und spezifische Eignungsanforderungen können eine Hürde für junge Unternehmen sein. Um diese Hürde zu verringern, kann man berufliche Erfahrungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als technische Leistungsfähigkeit einberechnen. Weiters kann die finanzielle Leistungsfähigkeit durch Bankerklärungen anstelle des Umsatzes vergangener Jahre nachgewiesen werden. Spezielle Zuschlagskriterien wie Berechnung der Lebenszykluskosten, Einbeziehung von Nachhaltigkeitsaspekten oder Berücksichtigung des Innovationsgrades können neue Lösungen unterstützen.

Unterschätzt wird oft auch die Wirkung finanzieller Aspekte. Müssen Unternehmen intensiv in Vorleistung gehen, ist dies gerade für junge und kleinere Unternehmen existenzgefährdend. Stattdessen ist es sinnvoll, Meilensteine zu vereinbaren, bei deren Erreichung jeweils ein Teilbetrag ausbezahlt wird.

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