Wie Sie die beste Lösung am Markt einkaufen

Rechtliche Sicherheit oder Innovation? Mit der richtigen Balance in Ihrer Ausschreibung öffnen Sie Ihre Organisation für die neuesten und komfortabelsten Lösungen am Markt. Diese können auch von einem Startup stammen.

„Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört, gut zu sein.“, sagte einst Philip Rosenthal. Öffentliche Institutionen sind geforderter denn je, sich an Digitalisierung, Klimawandel, soziale Herausforderungen und vieles mehr anzupassen. Sie benötigen dafür geeignete Instrumente, Systeme und Werkzeuge. Beim Einkauf dieser ist es deshalb besonders wichtig, das beste verfügbare Angebot auszuwählen. Voraussetzung dafür sind Ausschreibungen, durch die geeignete Lieferantinnen und Lieferanten angesprochen werden.

Was muss folglich beachtet werden, damit die besten Unternehmen zum Zug kommen, unabhängig davon, ob sie ein Startup, ein junges Unternehmen oder bereits langjährig etabliert sind? Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst:

1. Berücksichtigung in der Markterkundung

Verschaffen Sie sich nicht nur einen Überblick über die Standardprodukte, sondern gewinnen Sie auch Einblicke, welche neuen innovativen Lösungen am Markt bereit stehen. Diese Informationen können Sie dann herstellerneutral in die Ausschreibung bzw. ins Leistungsverzeichnis einbinden.

2. Wahl des Verfahrens

Wählen Sie nach Möglichkeit ein Verfahren, dass Ihnen etwas mehr Flexibilität einräumt. Dazu zählen Verfahren, die die Kommunikation zwischen der Auftraggeber- und der Auftragnehmerseite ermöglichen, zum Beispiel Verhandlungsverfahren. Dadurch kann im Rahmen des Verfahrens nachgeschärft und nachverhandelt werden. Auch die Verfahrensdauer sollte gestrafft werden, da lange Verfahrensdauern für junge und kleinere Unternehmen eine große Herausforderung darstellen.

3 .Verständlichkeit der Unterlage

Komplizierte und umfangreiche Ausschreibungsunterlagen können gerade kleine und junge Unternehmen davon abhalten, an der Ausschreibung teilzunehmen. Durch Klarheit und Verständlichkeit steigt die Wahrscheinlichkeit, Angebote von unterschiedlichsten Unternehmen zu erhalten. Damit vergrößert sich die Auswahl und somit die Chance, eine optimale Kaufentscheidung treffen zu können.

4. Optimierung der Losgröße

Dieser Punkt verlangt einiges an Fingerspitzengefühl. Einerseits sind große Einkaufsvolumen interessanter für Unternehmen als kleinere; zusätzlich sind durch die Bedarfsbündelung Kosteneinsparungen erzielbar. Andererseits können gerade sehr große oder umfangreiche Losgrößen schwerer von kleinen und jungen Unternehmen abgedeckt werden und die Auswahl an Angeboten kann dadurch sinken. Entscheiden Sie sich deshalb basierend auf einer umfassenden Marktrecherche für die optimale Losgröße.

5. Funktionale Leistungsbeschreibung formulieren

Anstatt eine sehr genaue und detaillierte Leistungsbeschreibung zu veröffentlichen, sollte man sich auf die Funktion der Lösung konzentrieren. Ein plakatives Beispiel: Wir möchten ein Produkt kaufen, um einen Fluss zu überqueren. Wenn wir eine funktionale Ausschreibung machen wollen, beschreiben wir den Ressourceneinsatz, die Schnelligkeit oder beispielsweise den Komfort, mit denen wir den Fluss überqueren möchten. Den Anbieterinnen und Anbietern bleibt damit offen, ob sie ein Boot, eine Brücke oder etwas völlig anderes anbieten. Mehr Flexibilität kann auch dadurch erzielt werden, dass Alternativangebote zugelassen werden, wobei gewisse Mindestanforderungen in der Ausschreibung definiert werden müssen.

6. Leistungsnachweise, Zuschlagskriterien und Vertragsbedingungen anpassen

Leistungsnachweise können eine große Hürde für junge Unternehmen darstellen. Um diese zu verringern, können beispielsweise berufliche Erfahrungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Referenz gefordert werden, Bankerklärungen können statt Umsatzzahlen akzeptiert werden und ähnliches. Die Qualität der Leistung muss in den Ausschreibungsunterlagen entsprechend mit Punkten berücksichtigt werden. Zusätzlich ist es beispielsweise auch möglich, für den Innovationsgrad, leistungsbezogene Nachhaltigkeitskriterien und ähnliches Zuschlagskriterien zu vergeben. Ein wichtiger Aspekt sind Vergütungsmechanismen. Verträge, bei denen Unternehmen erst nach Monaten Geld für ihre Leistung erhalten, sind insbesondere für kleine und junge Unternehmen oft nicht annehmbar. Alternativ können Etappenziele vereinbart werden, nach denen Teilsummen ausgezahlt werden.

Wie die IÖB-Servicestelle Ihnen weiterhelfen kann

Die IÖB-Servicestelle unterstützt Sie dabei, einen Marktüberblick über Produkte und Dienstleistungen zu erhalten. Weiter stehen wir Ihnen bei innovativen Beschaffungsprojekten als Sparringpartner und Unterstützer zur Verfügung. Schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns an +43 1 245 70 817!

Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich an das Vergabekompetenzcenter der österreichischen Bundesbeschaffung.

Kontakt

Serviceline: +43 1 245 70 817
(Montag bis Freitag von 9:00 – 15:30)

E-Mail: ioeb@---nospam---ioeb.at

IÖB-Servicestelle in der BBG
Lassallestraße 9B
1020 Wien

Eine Initiative von Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft
Mit Unterstützung von Bundesbeschaffung GmbH