Prozess Automatisierung

Schlagworte wie künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning, Blockchain beleben seit einigen Jahren die Phantasien der Unternehmen und Organisationen, der Entwickler wie der Unternehmer. Auch der öffentliche Bereich sieht gespannt auf die Entwicklung und setzt eigene Akzente um sinnvolle Anwendungsfälle für unterschiedlichste Bereiche nutzbar zu machen.

Ein Kürzel das in den letzten Jahren viel Aufmerksamkeit erhielt ist RPA (Robotic Process Automation). Es steht für die Automatisierung von Arbeitsprozessen durch Softwareroboter. Schon bisher konnten über extra programmierte Schnittstellen einzelne Arbeitsschritte zwischen Systemen automatisiert werden. Das hat sich allerdings nur dort ausgezahlt, wo große Datenmengen und damit ein hoher Arbeitsaufwand angefallen sind. Das war in der Regel mit einem hohen Programmieraufwand für jeden einzelnen automatisierten Prozessschritt und jede Schnittstelle verbunden. Für kleinere aber trotzdem individuell arbeitsintensive Prozesse, für Prozesse, die über mehrere Applikationen abgewickelt werden, für teilstandardisierte Prozesse bieten sich die unterschiedlichen RPA Lösungen an.

Dabei funktionieren diese neuen Tools ähnlich wie zum Beispiel Makros, wie man sie als Anwender zum Beispiel aus Excel kennt. RPA kann daher relativ niederschwellig eingesetzt werden und nach Anschaffung der Software und den ersten Testprozessen sukzessive auf weitere Prozesse ausgerollt werden (mit organisationsinternen Experten). Mit einfachen Wenn – Dann Logiken können dabei auch Entscheidungen und Individualisierungen in den automatisierten Prozessen abgebildet werden.
Anwendungsbeispiele reichen von der Speisung und Erstellung von Reports aus unterschiedlichen Datenquellen über automatisierte Prüfungen und Zuordnung im Rechnungseingang bis hin zur automatisierten Standardisierung von Bildern und Dateiformaten vor der Weiterverarbeitung.

Gerade zu einem Zeitpunkt, an dem die Frage des effizienten Personaleinsatzes durch Pensionierungswellen an Bedeutung gewinnt, können die selbst angepassten Softwareroboter einen Beitrag leisten um Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben, in denen ihre Expertise gefragt ist, freizuspielen. Die Verfügbarkeit der verbleibenden Experten und Fachkräfte wird in den kommenden Jahren zunehmend ein Flaschenhals für viele Organisationen werden, das ist insbesondere für die öffentliche Hand inzwischen spürbar. RPA bietet eine Möglichkeit mit einer bereits einsetzbaren Technologie qualifizierte Mitarbeiter von repetitiven einfachen Tätigkeiten zu entlasten.