Steigerung der Produktivität durch den Einsatz von Software-Robotern

viadonau Österreichische Wasserstraßen-Gesellschaft mbH verfügt seit beinahe einem Jahrzehnt über ein gelebtes Prozessmanagementsystem. Eine gute Voraussetzung für die Einführung von RPA, wenn man bedenkt, dass der erfolgreiche Einsatz von RPA nur zu 1/3 aus der Software und zu 2/3 aus gut dokumentierten Prozessabläufen besteht. Viele Prozesse sind jedoch auch bei einem guten Prozessmanagementsystem ressourcenbindend und zeitkritisch. Auch IT-Systeme verlängern oftmals unnötig die Durchlaufzeit und haben unproduktive Zeiten zur Folge. viadonau setzte sich deshalb zum Ziel - durch den Einsatz von Robotics - diese Durchlaufzeit zu reduzieren und den Anteil der produktiven Zeit wesentlich zu steigern.

Über einen Proof-of-Concept zum unternehmensweiten Rollout

Nach umfassenden Vorarbeiten, wie der internen Erhebung der RPA-Potenziale im IÖB-Marktdialog RPA-Software, startete viadonau mit einem ausgewählten „early adopter“ aus dem Controllingbereich. Im Mittelpunkt stand dabei die Erstellung eines Bots zur „Generierung und Bereitstellung umfassender ERP-Auswertungen für das quartalsweise Reporting“. Das Entwicklungsteam umfasste alle Prozessbeteiligen einschließlich der IT. Die vorhandene Prozessdokumentation stellte eine gute Basis für die Umsetzung des Bots dar, sodass mit der Erstellung rasch begonnen werden konnte. Die reine Implementierungszeit des Bots dauerte zehn Tage und bringt zukünftig eine Entlastung von jährlich rund 120 Stunden.

Der erfolgreiche Abschluss des Piloten führte zur Entscheidung, weitere Automatisierungspotenziale zu heben. Insgesamt werden heuer zehn Prozesse mit einem Potenzial von jährlich rund 1.600 Stunden automatisiert. Dafür wird ein internes RPA-Competence Center - bestehend aus Prozess- und IT-ExpertInnen aufgebaut, um RPA-Expertise nachhaltig im Unternehmen zu verankern. Die enge Verzahnung von Prozessmanagement und IT stellt sich dabei als ein entscheidender Erfolgsfaktor heraus: ProzessexpertInnen und unterstützen bei der Auswahl der richtigen RPA-Kandidaten und IT-ExpertInnen sorgen gemeinsam mit den ProzessexpertInnen für eine reibungslose und rasche Umsetzung.

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