Automatisierte Buchhaltung durch Künstliche Intelligenz

KI hält bereits Einzug in vielen Bereichen. Im Wiener Stadtwerke Konzern wurde im Jahr 2020 die Rechnungsverarbeitung durch den Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) automatisiert.

Eckdaten des Projekts

• Projektdauer / Jahr der Umsetzung: 6 Monate / 2020
• Belegsvolumen: 150.000 verarbeitete Dokumente
• Projektträger: Wiener Stadtwerke GmbH & Wiener Netze GmbH

Ausgangssituation

Um wettbewerbsfähig und zukunftsfit zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Leistungsbereiche ständig auf operative Prozessexzellenz ausrichten. Das gilt für private Organisationen genauso wie für öffentliche, für kleine und für große Gesellschaften. Der Wiener Stadtwerke Konzern ist Österreichs größter kommunaler Infrastrukturdienstleister und zählt zu den 25 größten Unternehmen des Landes. Gemeinsam mit Finmatics haben Tochtergesellschaften wie die Wiener Netze, Bestattung & Friedhöfe und die Wien Energie dieses Jahr die Rechnungsverarbeitung durch den Einsatz von KI automatisiert.

Innovativer Charakter

Laut einer Schätzung der Europäischen Kommission liegt der Anteil der Papierrechnungen im Jahr 2017 immer noch zwischen 80 % bis 90 %. Unabhängig davon, ob ein Beleg digitalisiert wird oder originär digital eingeht, die Rechnungsverarbeitung kann über künstliche Intelligenz automatisiert werden. Der Nutzen für Unternehmen ist enorm.

Durch Technologien der künstlichen Intelligenz können folgende Routinetätigkeiten automatisiert werden:

1. Belegeingang
2. Seitentrennung
3. Datenextraktion
4. Belegvorerfassung
5. Zuordnung von Mahnungen

BuchhalterInnen und Fachangestellte in der Finanzabteilung nutzen die künstliche Intelligenz in Form einer einfach zu bedienenden Software.

Vorgehensweise

Nach dem Erstgespräch im Oktober 2019 folgte die fachliche Abstimmung der Software-Anforderungen und die Definition des Zeitplans für die schrittweise Implementierung der Software Finmatics, für die auch die Strategieabteilung des Konzerns und das IT-Team an Bord geholt wurden. Gemeinsam entschied man sich für eine Umstellung in Tranchen. Bei den Wiener Netzen wird bereits seit März 2020 mit Finmatics gearbeitet. Der neue Buchhaltungsprozess, der vorab zusammen mit Finmatics definiert wurde, wurde anschließend einheitlich auf nahezu alle Tochtergesellschaften umgelegt. Insgesamt betrug die Projektlaufzeit zehn Monate.

Ergebnis und Mehrwert

Folgende Prozesse können nun automatisiert bearbeitet werden:

1. Rechnungseingang
2. Kategorisierung nach Tochtergesellschaft
3. Kontrolle der Rechnungsmerkmale und Zuordnung zur Bestellung
4. Prüfung nach § 11 UStG

„Neben allen technologischen und organisatorischen Vorzügen von Finmatics war für uns am Ende eines ausschlaggebend: Die menschliche Komponente. Wir haben das Gefühl, einen Partner gefunden zu haben, der gemeinsam mit uns an der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse arbeitet. Es ist eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die von einem ehrlichen Interesse an moderner Konzernbuchhaltung getragen ist. Das Ergebnis spricht für sich“, sagt Martina Teuber, Abteilungsleitung Buchhaltung Wiener Netze.

Ansprechpartner

Martina Teuber (Abteilungsleiterin Buchhaltung Wiener Netze)