Eckdaten des Projekts

  • Vergabegegenstand: Elektronisches Schließsystem mit Zimmeranforderung/Zimmerbuchung übers Internet
  • Umsetzungszeitraum: März 2015 – Juli 2016
  • Volumen: rund 750.000 EUR

Ausgangssituation/Problemstellung

Das bislang vorhandene manuelle Schlüsselsystem und die damit verbundene Ausgabe von Schlüssel sind problematisch. Zum einen kommt es zu einer hohen Anzahl an Schlüsselverlusten. Zum anderen führt eine sehr unregelmäßige Auslastung der Räume verbunden mit einer gewissen Raumnot dazu, dass das manuelle System mit hohem Aufwand verbunden ist.

Innovativer Charakter

Um die Verwaltung des Hauptgebäudes zu vereinfachen und den personellen Aufwand zu reduzieren wurde auf ein digitales Schließsystem umgerüstet. Dieses System wird in das Studierenden-Datensystem integriert. Dadurch können Studierende sowohl intern (auf Anzeigemonitoren) als auch extern (etwa von zuhause aus) freie Kapazitäten einsehen und Räume buchen. Die Nutzung wird von einem vorgegebenen Zeitkontingent abgezogen. Durch diese Planbarkeit der Studierenden können die Raumauslastung und die Nutzungszeiten besser gesteuert werden. Über einen installierten Bewegungsmelder kann eine nichtgenehmigte Nutzung (z.B. außerhalb der Öffnungszeiten) festgestellt und somit die Sicherheit gewährleistet werden. Das Schließsystem verfügt zudem über Schnittstellen mit der neu installierten FM-Software (CAFM), wodurch es das Gebäudemanagement gut vernetzt.

Beschreibung der Vorgangsweise

Es wurde gemeinsam mit verschiedenen Nutzern (Lehrenden und Studierenden) ein Anforderungsprofil und darauf aufbauend mit der iC consulenten Ziviltechniker GmbH eine Projektbeschreibung erstellt. Nach der Projektierung wurde gemeinsam mit der BBG eine innovative Ausschreibung gestartet. Im Zuge eines parallel laufenden Projektes einer CAFM haben sieben Universitäten großes Interesse für ein elektronisches Schließsystem angemeldet. Zusammen mit der BBG wurde ein Verhandlungsverfahren durchgeführt. In diesem Verfahren wurde der Preis mit 60 % und die Qualität mit 40 % bewertet. Für die Qualitätsbewertung wurden fünf Firmen eingeladen, um bei einer Präsentation an der Universität Mozarteum, vorgegebene Aufgaben an bereitgestellten Mustertüren zu erfüllen. Von den drei Bestbietern wählte die Universität Mozarteum einen Umsetzungspartner. Nicht nur das Mozarteum, sondern auch andere Universitäten profitieren, da sie in den kommenden Jahren ebenfalls auf die drei Bestbieter zurückgreifen können.

Ergebnis & Mehrwert

  • Gesteigerte Flexibilität bei der Zimmerauslastung
  • Schlüsselverluste und damit verbundene Schlosswechsel entfallen
  • Drei Bestbieter können auch von anderen Universität beauftragt werden
  • Vernetzung mit FM-Software
  • Sicherheitsgewährleistung durch Bewegungsmelder
  • Buchbarkeit der Räume sowohl extern als auch intern

Ansprechpartner

DI Nikolaus Posch
Universität Mozarteum

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