Im Rahmen der viadonau „Digitalisierungsinitiative“ wurde das Thema RPA (Robotic Process Automation) in Form eines funktionsfähigen RPA-Bots zur Unterstützung des Unternehmenscontrollings umgesetzt. Die IÖB-Servicestelle unterstützte das Projekt in der Markterkundung durch einen strukturierten Marktdialog.

Eckdaten des Projekts

  • Projektdauer / Jahr der Umsetzung: 3 Monate / 2020
  • Beschaffungsvolumen: EUR 18.000,00
  • Projektträger: viadonau - Österreichische Wasserstraßen-Gesellschaft mbH

Ausgangssituation

Die Auseinandersetzung mit der RPA-Technologie im Jahr 2018 und Prozessanalysen im Folgejahr zeigten, welches RPA-Potenzial im Unternehmen vorhanden ist. viadonau verfügt seit fast einem Jahrzehnt über ein gelebtes Prozessmanagementsystem. Viele Prozesse sind jedoch sehr ressourcenbindend und teilweise zeitkritisch. Auch die im Einsatz befindlichen IT-Systeme verlängern oftmals die Prozessdurchlaufzeit unnötig und haben unproduktive Zeiten zur Folge. viadonau setzte sich deshalb zum Ziel, die Durchlaufzeit zu reduzieren, den Zeitdruck zu senken und den Anteil der produktiven Zeit durch Verlagerung der Kapazitäten auf wertschöpfende Aktivitäten zu erhöhen.

Im Rahmen eines Workshops wurden ausgewählte Prozesse detailliert und mit einer groben Kosten-Nutzen-Schätzung hinterlegt. In der Folge unterstützte die IÖB-Servicestelle viadonau dabei, den Dialog mit RPA-Software-Anbietern zu forcieren. Die Summe der internen Vorarbeiten mündete in der Entscheidung, ein Proof-of-Concept durchzuführen. Im Jänner 2020 startete viadonau mit einem Controllingprozess als „early adopter“. Im März 2020 wurde der funktionsfähige RPA-Bot zur „Generierung und Bereitstellung von umfassenden ERP-Auswertungen für das quartalsweise Reporting“ dem Unternehmenscontrolling übergeben. Das Projekt wurde mittels Direktvergabe umgesetzt.

Innovativer Charakter

Das Pilotprojekt verfolgte nicht nur das Ziel, Teilprozesse durch Software-Roboter bearbeiten zu lassen und den Automatisierungsgrad der Prozesse dadurch zu erhöhen, sondern auch bei der Auswahl der RPA-Software auf ein intelligentes Produkt zu setzen. Die RPA-Software sollte in erster Linie über eine hohe Stabilität und Compliance verfügen. Als innovatives öffentliches Unternehmen ist es viadonau aber auch wichtig, dass im Zuge von Software-Weiterentwicklungen, eine Anbindung an neuere Technologien gewährleistet wird. Tools der Künstlichen Intelligenz (KI), wie das Verstehen natürlicher Sprache, Sprachübersetzungen und die visuelle Erkennung, sollen für viadonau zukünftig leichter nutzbar bzw. einsetzbar sein.

Vorgehensweise

Bevor mit der Entwicklung des RPA-Bots begonnen werden konnte, wurden die Prozessschritte des Reporting-Prozesses auf Keystroke-Level dokumentiert. Das Keystroke-Level-Model ermöglicht es, Aussagen darüber zu treffen, wie lange ein Experte für die fehlerfreie Bearbeitung einer Aufgabe mit einem interaktiven Computersystem benötigt. Die eigentliche Umsetzung in der RPA-Software erfolgte agil mittels Scrum und unter Einbindung aller Prozessbeteiligten (Prozesseigner, IT, PzM-Office), mit dem Ziel, frühzeitig RPA-Know-How zu internalisieren. Insgesamt waren an der Bot-Entwicklung sechs viadonau Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt. Die reine Implementierungszeit des Bots (25 Tasks im Backlog) dauerte zehn Tage. Weitere potenzielle RPA-Kandidaten wurden im Rahmen von Prozess-Screening-Workshops identifiziert. Die RPA-Shortlist umfasst zehn Prozesse aus dem direkten und indirekten Bereich, welche mit Jahresende gehoben werden. Die RPA-Longlist (Mittel- und Langfristpotenziale) umfasst weitere 24 Prozesse.

Der Pilot schloss mit einem Konzept zur unternehmensweiten Ausrollung. Im Fokus stand dabei der Aufbau eines internen RPA-Center of Excellence (RPA-CoE). Neben einem Foundation Training werden in den nächsten Monaten die Mitglieder des RPA-CoE mittels Pair Programming (Begleitung durch Externe) intensiv eingearbeitet. Das RPA-CoE soll spätestens im zweiten Halbjahr autonom agieren können. Die IÖB-Servicestelle unterstütze die viadonau im Vorfeld des Pilotprojekts in Form eines strukturierten Marktdialoges bei dem eine Reihe von Anbietern eingeladen wurden um ihre Konzepte und Lösungen zu präsentieren.

Ergebnis und Mehrwert

Mit den Proof-of-Concepts wurden folgende Ziele erreicht:

  • Implementierung des PoC-Prozesses
  • Identifizierung RPA-Einsatzgebiete
  • Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse
  • RPA-Mehrwert erkennen

Mit dem Go-Live des PoC-Prozesses erfolgt eine jährliche Entlastung um 120 Stunden (EUR 7.000,00).

Die Implementierung der Prozesse der Short-List – 1.603 Stunden (EUR 93.000,00) – wird im laufenden Jahr abgeschlossen und wirksam.

Die Nettoentlastung im Jahr 2020 beträgt rd. EUR 17.000,00. In den Folgejahren erhöht sich die Nettoentlastung auf rd. EUR 90.000,00. Werden weitere Prozesse mittels RPA umgesetzt, ergeben sich zusätzliche Einsparungspotenziale.

Ansprechpartner

via donau - Österreichische Wasserstraßen-Gesellschaft mbH

Telefon: +43 50 4321-1308

Mag.a Ines Schubiger, Leitung Organisationsentwicklung

 

 

 

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