Wissensmanagement mit SynartIQ

Im Bundesministerium für Finanzen ist Wissen die zentrale Ressource und ein entscheidender Produktionsfaktor. Als solcher ist dieser allerdings schwer zu generieren und zu messen; auch kann Wissen nicht einfach (digital) abgelegt werden. Eine große Herausforderung stellt weiters die Tatsache dar, dass Wissen nicht einfach „erzeugt“ oder geteilt werden kann, sondern dazu die Kooperation und Freiwilligkeit der „Wissensarbeiter:innen“ vonnöten ist und vorab eine Kultur der Wissensteilung geschaffen werden muss. Kennzeichen dieser Kultur sind u.a., dass Wissen als Wert geschätzt und nicht als Machtfaktor betrachtet wird, dass Führungskräfte und Mitarbeiter/innen sich für Wissensmanagement verantwortlich sehen und somit zur Zielerreichung der gesamten Organisation beitragen. Dafür ist es notwendig, in der Organisation optimale Rahmenbedingungen zu schaffen, um allen Aspekten von der Wissensgenerierung und dem -transfer, über den Wissensaustausch und die -bewahrung gerecht zu werden.

Um allen Bediensteten Unterstützung im Thema Wissensmanagement zu bieten, wurden diverse Informationen und Tools im Intranet veröffentlicht u.a. die Wissenslandkarte.

Eckdaten des Projekts

• Projektdauer: 2019 - 2022
• Jahr der Umsetzung: Frühling 2022
• Beschaffungsvolumen: auf Anfrage
• Beschaffungsart: Direktvergabe in Zusammenarbeit mit dem BRZ
• Projektträger: Abt. I/6 – Personalentwicklung & Abt. I/7 – Verwaltungsmanagement der Steuer- und Zollverwaltung

Ausgangssituation

Im Finanzressort gehen in den nächsten Jahren große Mitarbeiter:innen-Gruppen in Pension bzw. treten in den Ruhestand. Als ausgewiesene Expert:innen-Organisation sind in diesen Alterskohorten zahlreiche Personen, die über eine Expertise in diversen Themen der Steuer- und Zollverwaltung verfügen – überwiegend handelt es sich dabei um implizites Wissen, das sich nicht oder nur eingeschränkt in Gesetzen, Verordnungen, Unterlagen, Checklisten etc. findet.

Um mit dem Abgang der Personen insbes. den Verlust des impliziten Wissens zu verhindern, hat sich das BMF 2019 an der IÖB-Challenge zum Thema Wissensmanagement beteiligt. Das Ziel der Teilnahme war u.a. ein Instrument zu finden, mit dem das Wissen von Expert:innen identifiziert und erfasst werden kann, wo aber Führungskräfte und Wissensgeber:innen auch Ideen und Vorschläge finden, wie und auf welche Weise die Expertise weiter gegeben werden kann.

Innovativer Charakter

Von allen Bewerbungen an dieser Challenge hat das Tool der Firma SynartIQ – eine Wissenslandkarte zum Expert Debriefing – das Interesse des BMF geweckt. Die Wissenslandkarte hat insbesondere aufgrund ihrer Klarheit, Übersichtlichkeit und ressourcensensibler Einsatzmöglichkeit überzeugt.

• Das Tool – im Grundprinzip eine Mindmap – deckt sechs Wissenskategorien ab, die mithilfe von Leitfragen ermöglichen das persönliche Wissen einer Person in einem ersten Schritt strukturiert zu dokumentieren.
• In einem zweiten Schritt werden jene Bereiche, Themen identifiziert, die als kritisch zu bewerten sind. Kritisch z.B. in dem Sinn, dass beim Abgang dieser Person, die Aufgabenerfüllung der Organisationseinheit gefährdet ist.
• Nach der Kennzeichnung der kritischen Themen werden diese automatisch in eine Tabelle übertragen, wo es die Möglichkeit gibt, neben einem anzuwendenden Wissenstransferinstrument auch festzulegen, an wen bis wann dieses gekennzeichnete kritische Wissen übertragen werden soll.
• Diese Tabelle ist in Excel transferierbar und kann in dieser Form dann allen Betroffenen (z.B. Führungskraft, Wissensgeber:innen, -nehmer:innen) zur Verfügung und natürlich auch weiterbearbeitet werden. 

Vorgehensweise

Das Thema Wissensmanagement hat im Finanzressort eine langjährige Tradition. In den ersten Jahren erfolgte eine Erhebung jener Wissensinstrumente, die im Einsatz sind. Diese wurden in der Folge zusammengeführt und über Broschüren, das Intranet und im Wege von Veranstaltungen publiziert und beworben.

Durch technische Weiterentwicklungen, ständig steigende Komplexität der Aufgaben und den demografischen Wandel haben sich auch die Anforderungen an das Wissensmanagement verändert. Um diese Herausforderungen gut bewältigen zu können, wurde 2019 ein Relaunch des Wissensmanagements gestartet, der neben der Teilnahme an der IÖB-Challenge auch die Bedarfe der Mitarbeiter_innen berücksichtigte.

Als Endergebnis dieses Prozesses wurde 2020 – nach einer Phase der Pilotierung mit mehreren Mitarbeiter_innen – entschieden, die Wissenslandkarte (Link s.u.) anzukaufen und in der Folge der entsprechende Prozess mit der BRZ gestartet.

Parallel dazu wurden diverse Dokumente im Intranet veröffentlich: für Führungskräfte handelt es sich dabei und das Manual und für alle Mitarbeiter_innen ein Tool-Book und Newsletter (letztere erschienen heuer 10 mal).

Ergebnis und Mehrwert

Seit der Verfügbarkeit der Wissenslandkarte im März 2022 kam sie bereits mehr als 40 Mal zum Einsatz – überwiegend war das Thema ein Personalabgang, in einigen Fällen diente die Erstellung der Wissenslandkarte auch der Aufgabendokumentation einer Organisationseinheit, mit dem Ziel allfällig im Zuge einer Nachbesetzung eine Neu- bzw. Umverteilung der Tätigkeiten vorzunehmen.

Ansprechpartner

 Fr. Mag. Lisa Mandl

Stellvertretende Abteilungsleiterin Abt. 1/6 Personalentwicklung

Fr. Anita Csenar

Wissensmanagerin Abt. 1/7 Verwaltungsmanagement der Steuer- und Zollverwaltung